Manual de utilizare
Biblia Rentico
Manualul tău complet, modul cu modul — de la prima setare până la raportările fiscale, mentenanță și siguranța datelor. Apasă orice secțiune ca să o deschizi.
8module
50+ghiduri
5 minsetup
Ce poți face aici
În 10 minute ai contul gata, prima proprietate adăugată și primul chiriaș cu contract. Tot ce introduci aici (date firmă, IBAN, logo) apare automat pe toate documentele emise ulterior.
Pași rapizi
1Creează contul pe rentico.ro, confirmă emailul cu codul OTP din 8 cifre și intri direct în aplicație (fără așteptare admin).
2Mergi la Proprietăți, apasă Adaugă proprietate și completează numele, adresa, etajul și numărul de camere.
3Deschide Chiriași, apasă Adaugă chiriaș, alege apartamentul, completează datele și setează chiria, data de început și data de expirare a contractului.
4Intră în Setări și completează IBAN (RON), iar dacă încasezi în valută, și IBAN (EUR).
5Tot în Setări, încarcă Logo-ul și Semnătura, apoi salvează.
Bun de știut
- Contul este auto-aprobat instant, nu trebuie să aștepți validare manuală din partea administratorului.
- Datele firmei, IBAN-urile, logo-ul și semnătura se inserează automat pe contracte, chitanțe și situații de plată.
- Fiecare cont primește un workspace separat, datele tale sunt izolate complet de ale altor utilizatori.
- Contractul chiriașului generează automat scadențele lunare pe perioada validității.
Sfat util
Dacă ai doar IBAN RON, lasă câmpul EUR gol. Documentele afișează doar IBAN-urile completate.
Ce poți face aici
Aici ții evidența cine stă în apartament și cine a plătit chiria pe luna curentă. Înregistrezi plata cu un singur click pe badge-ul de status, iar aplicația se ocupă de calcule, conversii valutare și marcarea restanțelor.
Pași rapizi
1Intră în Chiriași, alege luna din selectorul de perioadă și identifică rândul chiriașului.
2Dă click pe badge-ul de status de sub chirie pentru a deschide fereastra de înregistrare a plății.
3Alege moneda (RON sau EUR) și completează suma încasată; aplicația compară automat cu chiria contractuală.
4Dacă încasezi plată parțială, scrie doar suma efectivă; restul rămâne marcat ca neîncasat până la o nouă înregistrare.
5Pentru contracte în EUR plătite în lei, bifează „Plată în RON” și confirmă cursul BNR live propus de aplicație.
6Când adaugi un chiriaș nou, marchează clar titularul contractului și adaugă separat eventualii co-locatari.
Bun de știut
- Titularul este singurul responsabil de plată și singurul care primește notificarea pe WhatsApp; co-locatarii apar doar pe contract, nu în fluxul de încasare.
- Sumele introduse se raportează automat la chiria contractuală, deci aplicația știe singură dacă plata e completă sau parțială.
- La contractele în EUR, cursul BNR este preluat live în momentul încasării, fără să fie nevoie să îl scrii manual.
- Indicatorul RESTANT DE X ZILE apare automat dacă a trecut ziua de scadență din contract și plata lunii curente lipsește.
- Plățile înregistrate apar imediat în Financiar și în situațiile de plată generate ca PDF, fără pași suplimentari.
Sfat util
Dacă chiriașul plătește în RON dar contractul e EUR, selectează „Plată în RON" și aplicația calculează automat cursul BNR.
Ce poți face aici
Aici scoți pe hârtie tot ce ai nevoie ca să încasezi chiria și să respecți legea: situație de plată, chitanță, contract. Datele tale și ale chiriașului intră automat în PDF, iar linkul îl trimiți direct pe WhatsApp.
Pași rapizi
1Intră la Chiriași și dă click pe caseta unui chiriaș pentru a deschide Situația de plată.
2Apasă Generează PDF: documentul apare cu sigla, datele firmei și IBAN-ul corect.
3După ce ai marcat plata, apasă Chitanță, iar aplicația atribuie automat un număr unic și o salvează.
4Pentru un contract nou, mergi la Documente → Document nou, alege tipul (închiriere, comodat sau act adițional), parcurge pașii asistentului și descarcă PDF-ul gata de semnat.
5Lângă fiecare PDF apare butonul Trimite pe WhatsApp, cu mesajul și linkul scurt deja completate.
Bun de știut
- Sigla și semnătura din Setări apar automat pe situație, chitanță și contract, fără să le mai încarci de fiecare dată.
- Pe toate documentele intră IBAN dual RON + EUR, astfel încât chiriașul vede contul potrivit pentru moneda contractului.
- Contractul standard conține clauzele uzuale (durată, garanție, întreținere, reziliere), deci nu mai ai nevoie de Word sau de un model descărcat de pe internet.
- Linkul trimis pe WhatsApp este un scurtlink /f/[cod], iar PDF-ul real stă într-un signed URL Supabase care expiră în 7 zile, ca să nu rămână public la nesfârșit.
- Chitanțele primesc numerotare consecutivă per workspace, ca să le poți raporta corect la contabilitate.
- Pe lângă documentele generate, poți atașa orice fișier per chiriaș (PDF, imagini, DOCX) din meniul cu trei puncte de pe cardul chiriașului → Documente; fișierele se comprimă automat la încărcare. Fiecare document generat are un cod QR de verificare a autenticității.
Sfat util
Butonul WhatsApp deschide aplicația pe mobil sau WhatsApp Web pe desktop, cu mesajul deja scris.
Ce poți face aici
Le oferi chiriașilor un portal propriu unde își văd contractele, situațiile de plată și istoricul plăților și pot trimite cereri de mentenanță — fără cont și fără parolă. Accesul se face printr-un magic link sigur, pe care îl trimiți tu dintr-un click.
Pași rapizi
1Intră în Chiriași și apasă butonul Email de pe cardul chiriașului.
2Alege Trimite link portal chiriaș din meniul care se deschide.
3Mesajul branded pleacă automat pe email către chiriaș, cu magic link-ul de acces deja inclus.
4Chiriașul apasă linkul și intră direct în portalul Rentico, unde vede contractele, situațiile de plată și istoricul.
5Din portal, chiriașul poate deschide o cerere de mentenanță care îți apare ție în modulul Mentenanță.
Bun de știut
- Linkul (magic link) este de unică folosință și expiră în 1 oră; dacă a expirat, trimiți pur și simplu altul.
- Chiriașul nu are nevoie de cont sau parolă — identitatea se confirmă prin emailul din fișa lui.
- Fiecare chiriaș vede doar datele lui, nu are acces la restul portofoliului tău.
- Cererile de mentenanță trimise din portal ajung direct în modulul tău Mentenanță (pe planurile cu modulul activ).
Sfat util
Pe email se trimite un șablon branded Rentico cu magic link-ul — chiriașul doar apasă linkul și intră, fără cont și fără parolă.
Ce poți face aici
Generezi contractul în Rentico, îl trimiți chiriașului prin portal, iar el îl descarcă, îl semnează și îl încarcă înapoi — totul digital, fără drumuri și fără printare inutilă.
Pași rapizi
1Generează contractul din Documente → Document nou (închiriere, comodat sau act adițional).
2Trimite-i chiriașului linkul de portal (vezi ghidul Portal Chiriaș).
3În portal, chiriașul descarcă contractul, îl semnează și îl încarcă înapoi.
4Versiunea încărcată se salvează automat, iar tu primești o notificare pe email.
5Preferi pe hârtie? Tipărești contractul, îl semnezi olograf și încarci scanul în portal.
Bun de știut
- Rentico generează contractul și facilitează schimbul; semnarea revine părților (de regulă olograf).
- Pentru înregistrarea la ANAF (formular C168) pot fi necesare formalități suplimentare, separat de Rentico.
- La încărcare se păstrează adresa IP și momentul, ca dovadă a schimbului.
- Statusul devine semnat după ce chiriașul încarcă versiunea semnată; draft înseamnă doar generat de proprietar, iar manual înseamnă pe hârtie.
- Originalul se păstrează; versiunea încărcată se salvează separat și ambele părți o pot descărca.
Sfat util
Suportă contracte de închiriere, comodat și acte adiționale. Ambele părți primesc documentul final.
Ce poți face aici
Înregistrezi facturile de utilități pentru fiecare apartament și le marchezi când sunt plătite. Poți să le introduci manual sau să lași AI-ul să citească PDF-ul facturii și să completeze totul singur.
Pași rapizi
1Deschide pagina Utilități și apasă Adaugă factură.
2Alege Apartamentul, Furnizorul și Tipul (gaz, electric, apă, salubritate, internet).
3Completează Suma, Data scadenței și Perioada de consum, apoi salvează.
4Pentru completare automată, intră în Chiriași și trage PDF-ul sau poza facturii direct pe caseta chiriașului.
5După ce plătești factura, deschide-o și apasă Marchează plătită pentru a actualiza statusul.
Bun de știut
- AI-ul recunoaște automat furnizori comuni: E.ON, Delgaz, Distrigaz (gaz), Electrica, CEZ, ENEL (electric), ApaVital, Apa Nova (apă), Salubris, Supercom (salubritate), Digi, RCS-RDS, Vodafone Home (internet).
- Fiecare factură are un status care evoluează singur: În așteptare la creare, Plătit după ce o marchezi, Restanță automat când trece scadența.
- Restul de plată per apartament se calculează cumulativ: sistemul adună toate facturile neplătite din luna selectată și îți arată totalul.
- Parse-ul AI extrage furnizorul, suma, scadența și perioada de consum și salvează factura la luna corectă, fără să mai deschizi pagina Utilități.
- Dacă o factură rămâne neplătită după scadență, trece singură pe Restanță și apare evidențiată în lista lunii respective.
- La adăugarea unei facturi, chiriașul titular poate primi automat un email cu detaliile ei (furnizor, sumă, scadență, perioadă) — bifa e activată implicit și o poți debifa pentru facturi vechi sau deja plătite.
Sfat util
Trage factura direct pe caseta chiriașului din pagina Chiriași, AI-ul extrage datele și o salvează la luna corectă fără să mai deschizi pagina Utilități.
Ce poți face aici
Pagina Alerte e locul unde vezi într-o singură privire ce e urgent: cine nu a plătit, ce facturi sunt restante și ce contracte expiră în curând. În plus, Rentico poate trimite automat chiriașilor remindere de plată pe email, fără să te ocupi manual de fiecare.
Pași rapizi
1Intră în Alerte din meniul lateral și deschide tab-ul Restanțe.
2Verifică chiriașii cu plată neefectuată și facturile de utilități restante, sortate după zile întârziere descrescător.
3Treci pe tab-ul Contracte ca să vezi contractele care expiră: sub 30 de zile sunt marcate urgent, sub 60 de zile ca atenționare.
4Urmărește contorul · N intrări de lângă titlul fiecărui tab, ca să știi câte alerte active ai în total.
5Acționează pe rând: contactează chiriașul, emite o notificare sau pregătește prelungirea contractului direct de pe card.
Bun de știut
- Indicatorul roșu înseamnă urgent: restanță peste 14 zile sau contract sub 30 de zile până la expirare.
- Indicatorul amber înseamnă atenție: scadențe apropiate care nu sunt încă critice.
- Indicatorul verde înseamnă la zi: contracte cu peste 60 de zile rămase, fără probleme imediate.
- Lista include automat atât chiriași cu chiria neîncasată, cât și facturi de utilități restante, fără să le cauți separat.
- Pe mobil aceeași listă se vede compact, sortată după prioritate, ca să vezi întâi ce arde.
- Remindere automate pe email pentru chirie: unul cu 3 zile înainte de scadență și unul la restanță (a doua zi după scadență), în limba fiecărui chiriaș.
- Aceleași remindere există și pentru facturile de utilități (înainte de scadență + restanță). Le activezi din Setări → Notificări automate, cu control separat per proprietar.
- Separat de restanțele chiriașilor: dacă plata abonamentului tău Rentico eșuează, vezi o alertă distinctă Plată eșuată pe Dashboard (nu pe pagina Alerte) — actualizează metoda de plată ca să nu pierzi accesul.
Sfat util
Verifică pagina Alerte la începutul fiecărei luni. Toate restanțele și scadențele apropiate sunt într-un singur loc.
Ce poți face aici
Aici vezi cât ai încasat, cât ai cheltuit și cât datorezi la ANAF. Raportul fiscal (impozit + CASS) se generează automat din contractele active din Rentico — pe baza chiriei contractuale, nu a verificării plăților efective — iar la final de an copiezi cifrele direct în declarația unică.
Pași rapizi
1Intră în Financiar și alege luna sau anul din selectorul de perioadă.
2Filtrează după apartament sau beneficiar ca să vezi doar tranzacțiile relevante.
3Pentru chirii în euro, setezi cursul mediu EUR pentru anul fiscal direct pe pagina Taxe (câmpul EUR, se salvează automat) — nu dintr-o pagină separată de Setări.
4Intră în Taxe și selectează anul fiscal pentru a vedea calculul de impozit și CASS.
5Verifică totalurile pe an și copiază sumele în Declarația Unică pe site-ul ANAF.
Bun de știut
- Impozitul forfetar de 20% se aplică automat pe venitul brut din chirii, după deducerea cotei legale.
- CASS-ul de 10% intră în calcul doar peste plafonul anual (6 salarii minime brute), iar aplicația calculează surplusul.
- Cursul de schimb folosit la conversia EUR în RON poate fi cursul BNR live sau cursul mediu manual setat de tine.
- Rapoartele venituri/cheltuieli se actualizează în timp real pe măsură ce marchezi chiriile încasate și facturile plătite.
- Filtrul per beneficiar este util dacă administrezi apartamente pentru mai mulți proprietari și ai nevoie de totaluri separate.
Sfat util
Pentru declarația anuală setezi cursul mediu EUR direct pe pagina Taxe (se salvează automat), cu valoarea BNR comunicată de Ministerul Finanțelor pentru anul fiscal respectiv.
Ce poți face aici
Rentico are patru planuri, de la Free la Agency, fiecare cu propriile limite de apartamente, chiriași și module. Aici afli ce intră în fiecare plan, cum funcționează trecerea de la unul la altul și ce se întâmplă cu datele tale dacă scazi planul.
Pași rapizi
1Intră în Planuri din meniul lateral ca să vezi planul curent și ce module ai active.
2Alege Free (0 lei/lună) pentru 1 apartament, 1 chiriaș și 5 documente: include Chiriași, Proprietăți, Documente, Mentenanță, Utilități și Export (fără Financiar și Taxe).
3Treci la Basic (49 lei/lună) pentru 5 apartamente, 10 chiriași și 100 documente; față de Free, activează în plus modulul Financiar.
4Alege Pro (129 lei/lună) pentru 15 apartamente, 30 chiriași și 500 documente, cu acces complet, inclusiv Taxe și CASS și filtrul Beneficiar pentru multi-portofoliu.
5Pentru Agency (249 lei/lună — 50 apartamente, 100 chiriași, documente și contracte nelimitate) sau un plan Custom negociat pe workspace, contactează-ne din pagina de Planuri: e gândit pentru mini-agenții care administrează portofolii pentru clienți terți.
6Dacă vrei să testezi tot înainte să plătești, pornești singur un Trial de 14 zile cu acces complet direct din pagina Planuri (butonul secundar de pe cardul Pro) — self-serve, fără să ceri nimic unui admin.
Bun de știut
- La downgrade aplicăm Freeze Model: datele tale nu se șterg niciodată, surplusul devine read-only și blocăm doar adăugarea de intrări noi până te încadrezi în limită.
- Modulele neincluse în planul tău dispar din meniu automat, fără să pierzi datele introduse anterior pe planuri superioare.
- Filtrul Beneficiar e premium (Pro, Trial sau Custom) și apare pe 8 pagini din aplicație, util când proprietarul de drept e diferit de administrator.
- Trialul de 14 zile e disponibil o singură dată per cont, chiar dacă a expirat deja: folosirea unui cod promoțional sau a unui abonament Stripe activ blochează automat opțiunea.
- Plățile sunt integrate prin Stripe: planurile plătite se activează automat la finalizarea checkout-ului, iar abonamentul se gestionează (schimbare plan, card, anulare) din Contul meu → Abonament.
Sfat util
Dacă scazi planul și ești peste limită, datele rămân vizibile dar nu mai poți adăuga apartamente noi. Arhivează ce nu mai folosești ca să te încadrezi.
Ce poți face aici
Îți iei datele cu tine oricând: fișiere CSV pentru fiecare tabel sau un backup JSON complet. Totul se generează direct în browser, deci nu trebuie să aștepți după server și nu trimiți datele nicăieri.
Pași rapizi
1Intră în Export din meniul lateral.
2Alege tabelul pe care vrei să îl descarci: Chiriași, Apartamente, Plăți, Facturi utilități, Taxe sau Mentenanță.
3Apasă pe butonul de descărcare CSV pentru tabelul ales, fișierul se salvează automat în Downloads.
4Pentru o copie completă a contului, apasă pe Backup JSON și salvează fișierul într-un loc sigur.
5Deschide CSV-ul direct în Excel sau Google Sheets, diacriticele apar corect fără setări suplimentare.
Bun de știut
- Fișierele CSV au UTF-8 cu BOM, deci Excel-RO afișează corect ș, ț, ă, â, î fără să mai schimbi codarea.
- Anteturile coloanelor sunt în română (Nume, Apartament, Sumă, Dată scadență), nu nume tehnice de bază de date.
- Numele apartamentelor și ale chiriașilor sunt deja completate în clar în export, nu vezi ID-uri pe care să le cauți în alt tabel.
- Tot procesul rulează local în browser, datele nu trec prin server, fișierul se generează din ce ai deja încărcat în cont.
- Backup-ul JSON conține absolut toate datele tale într-un singur fișier, poate fi păstrat ca arhivă lunară sau anuală.
Sfat util
Fă backup JSON înainte de schimbări mari (downgrade plan, ștergere bulk). Salvează fișierul local sau în cloud personal.
Ce poți face aici
Rentico funcționează integral în română și engleză — interfața, documentele, emailurile și situațiile de plată. Poți seta o limbă preferată pentru fiecare chiriaș, ca să primească comunicările în limba lui.
Pași rapizi
1Schimbă limba interfeței din selectorul RO/EN din bara laterală (jos) sau din header-ul public.
2În fișa fiecărui chiriaș alegi limba preferată — folosită pentru emailuri, PDF-uri și mesaje WhatsApp trimise lui.
3Generează un document sau trimite o situație de plată: textul, etichetele și luna apar automat în limba chiriașului.
Bun de știut
- Preferința de limbă a interfeței se reține printr-un cookie funcțional (RO/EN), separat de limba fiecărui chiriaș.
- Dacă un chiriaș nu are limbă setată, comunicările folosesc limba ta curentă ca implicit.
Sfat util
Setează limba preferată a chiriașului încă de la adăugare — toate documentele și emailurile ulterioare vor fi automat în limba lui.
Ce poți face aici
Copilot răspunde la întrebări despre cum funcționează Rentico — un ghid conversațional, disponibil pe toate planurile. Îți explică pas cu pas orice funcție, de la adăugarea unui chiriaș până la generarea unui contract sau calculul taxelor.
Pași rapizi
1Deschide Copilot din butonul cu sclipici din colțul dreapta-jos — e disponibil pe orice pagină din aplicație.
2Scrie întrebarea în limbaj natural, exact cum ai vorbi — în română sau engleză, fără comenzi speciale.
3Primești răspunsul în aceeași limbă în care ai întrebat, cu pașii concreți de urmat în aplicație.
Exemple de întrebări
- „cum adaug un chiriaș nou?”
- „cum generez un contract de închiriere?”
- „cum trimit o chitanță pe email?”
- „cum înregistrez o factură de utilități?”
- „cum deschid un tichet de mentenanță?”
- „cum se calculează impozitul pe chirie?”
Bun de știut
- Pe Free ai 5 întrebări pe zi.
- Pe Basic ai tot 5 întrebări pe zi.
- Pe Pro ai 10 întrebări pe zi.
- Pe Agency ai 10 întrebări pe zi, la fel ca pe Pro.
- Pe Trial (14 zile) și pe planurile Custom ai tot 10 întrebări pe zi.
- Copilot este read-only: te ghidează și îți explică, dar nu modifică nimic în cont — orice schimbare o faci tu.
- Răspunde doar din propriul tău workspace, în sesiunea ta — datele tale rămân izolate de ale altor utilizatori.
Sfat util
Scrie natural, ca într-un chat obișnuit — Copilot înțelege întrebarea, nu trebuie să memorezi comenzi.