Chiriașul pleacă: checklist pentru predarea apartamentului și restituirea garanției

Când un chiriaș pleacă, cele mai multe discuții nu pornesc de la chirie, ci de la ultimele detalii: o factură care încă nu a venit, o zgârietură pe mobilier, indexul contorului sau garanția. Un proces de predare făcut în grabă lasă loc pentru interpretări. Unul bine documentat închide relația corect și îți pregătește apartamentul pentru următorul chiriaș.

Nu calcula garanția din memorie și nu preda cheile fără dovadă. Stabiliți o întâlnire, parcurgeți locuința împreună, notați ce rămâne de plătit și consemnați totul într-un proces-verbal. Așa poți separa uzura normală de o daună reală și poți explica transparent orice sumă reținută.

Înainte de predare: confirmă data și modul de încetare

Începe cu contractul. Verifică data de final, regula de preaviz, obligațiile privind curățenia, utilitățile, bunurile inventariate și garanția. Nu confunda denunțarea cu rezilierea: sunt mecanisme diferite. Pentru o închiriere de locuință pe durată determinată, Codul civil prevede că locatarul poate denunța unilateral contractul prin notificare, cu un preaviz de cel puțin 60 de zile. Situația concretă poate depinde și de clauzele aplicabile, de aceea păstrează notificarea și confirmarea primirii ei.

Dacă închideți mai devreme prin acord, faceți un document care spune data încetării, predarea cheilor, soarta garanției și eventualele sume de regularizat. Un mesaj de tipul „plec la final de lună” nu ține loc de document.

Checklistul de predare a apartamentului

1. Faceți inventarul. Bifați mobilierul, electrocasnicele, telecomenzile, cheile, cardurile de acces și orice bun predat la început.
2. Fotografiați fiecare cameră. Cadre largi pentru context și fotografii apropiate pentru orice problemă concretă. Salvează imaginile cu data predării.
3. Notați indexurile. Apă, gaz, energie, repartitoare sau alte contoare: fotografie + index scris în procesul-verbal. Nu estima dacă poți citi.
4. Verificați funcțiile esențiale. Apă caldă, prize, întrerupătoare, electrocasnice, centrală, interfon, ferestre și yale. Notează separat ce necesită intervenție.
5. Numărați cheile. Include cheile de apartament, cutie poștală, boxă, parcare, acces în bloc și telecomenzi.
6. Semnați procesul-verbal. Fiecare parte primește o copie. Dacă există diferențe de opinie, treceți-le exact, fără formulări emoționale.

Uzură normală sau daună? Cum judeci corect

O locuință închiriată nu se întoarce nouă. O mică uzură a vopselei, urme firești pe podea sau consumabilele ajunse la final nu se tratează la fel ca un obiect rupt, o instalație deteriorată prin folosire necorespunzătoare ori un bun care lipsește. Întrebarea bună nu este „arată perfect?”, ci „există o pierdere concretă, comparată cu starea documentată la predare?”

Compară fotografiile și inventarul de la început cu starea de la final. Pentru o sumă reținută, păstrează o estimare, o factură sau o ofertă de reparație. Evită „taxele” rotunde inventate pe loc: dacă nu poți demonstra de ce reții o sumă, discuția devine inutil de conflictuală.

Cum calculezi garanția fără surprize

Garanția nu este automat ultima chirie și nici o sumă pe care proprietarul o poate păstra pentru că apartamentul trebuie pregătit din nou. Ea se lichidează potrivit contractului și situației dovedite la predare. Într-un calcul curat, pornești de la garanția încasată, apoi notezi separat: chirii restante, utilități deja facturate și neplătite, costuri documentate pentru daune și suma care mai trebuie restituită.

Exemplu: garanția este 2.500 lei. Mai există 420 lei utilități facturate, iar o poliță de mobilă deteriorată costă 350 lei conform facturii. Suma de restituit este 1.730 lei. Dacă ultima factură la gaze nu a sosit încă, notează în procesul-verbal cum se face regularizarea și când revii cu dovada.

Ce documente trebuie să rămână în dosar

La finalul relației, păstrează contractul, actele adiționale, notificarea sau acordul de încetare, procesul-verbal de predare-primire, inventarul, fotografiile, indexurile, facturile și dovada transferului pentru restituirea garanției. Dacă contractul a fost înregistrat la ANAF, formularul actual are o secțiune distinctă pentru încetare și solicită documentul care atestă încetarea. Verifică situația contractului în evidența fiscală, nu lăsa dosarul „deschis” doar pentru că ai primit cheile.

Greșeli care costă timp și bani

• Să accepți predarea cheilor fără proces-verbal și fără poze.
• Să reții toată garanția „până te lămurești”, fără o explicație scrisă.
• Să uiți facturile care se emit după plecare sau să nu stabilești cum le regularizezi.
• Să omiți accesoriile mici: telecomenzi, chei, carduri și cititoare.
• Să tratezi reparația necesară între doi chiriași ca daună a fostului chiriaș, fără dovadă.

Întrebări frecvente

Poate chiriașul să folosească garanția drept ultima chirie?

Nu presupune asta. Depinde de ce ați convenit și trebuie consemnat clar. Până la lichidarea finală, garanția și chiria sunt sume cu roluri diferite.

Când returnezi garanția?

Urmează contractul și documentele de predare. Dacă mai lipsesc facturi, stabilește în scris ce sumă se regularizează ulterior și pe baza cărui document.

Ce faci dacă chiriașul refuză să semneze procesul-verbal?

Nu inventa o semnătură. Documentează starea apartamentului, fotografiază, păstrează conversația și cere sfatul unui specialist pentru situația concretă.

Ce faci mai departe

Programează predarea cu câteva zile înainte de mutare, pregătește procesul-verbal și ține dovezile într-un singur dosar. Pentru documentele de început, vezi ghidul complet pentru contractul de închiriere; pentru lucrările apărute între chiriași, citește checklistul de renovare fără risipă; iar pentru o încasare bine documentată, parcurge ghidul de negociere a chiriei.

Surse oficiale: Codul civil și Ordinul ANAF nr. 161/2025. Material informativ, bazat pe regulile disponibile în 2026. Contractul și situația concretă pot schimba răspunsul juridic sau fiscal; pentru un conflict ori o sumă contestată, cere opinia unui avocat, notar sau consultant fiscal.