Contract de închiriere cu coproprietari în 2026: cine semnează și cum se declară la ANAF

Când un apartament este deținut de doi sau mai mulți proprietari, contractul de închiriere pare simplu până la prima întrebare: cine semnează, cine încasează chiria și cine depune formularul C168? O neclaritate la început poate însemna drumuri suplimentare la ANAF, discuții cu chiriașul sau dificultăți atunci când trebuie dovedit cine are dreptul să ia o decizie.

În acest ghid explicăm practic cum se organizează un contract de închiriere cu coproprietari în 2026, ce trebuie să apară în documente și cum eviți cele mai frecvente greșeli administrative.

Răspunsul scurt: cea mai sigură variantă este ca toți coproprietarii să semneze contractul sau să existe o împuternicire scrisă, clară, pentru persoana care semnează și administrează închirierea. Pentru înregistrarea fiscală, persoana desemnată completează C168, iar datele celorlalți coproprietari și cotele lor trebuie reflectate corect în documentație.

De ce contează cine semnează contractul

Coproprietatea apare frecvent după o moștenire, un divorț, o achiziție făcută de soți sau cumpărarea unei locuințe împreună cu un membru al familiei. Fiecare coproprietar are un drept asupra imobilului, însă chiriașul are nevoie de un interlocutor clar, iar proprietarii trebuie să poată demonstra că închirierea a fost aprobată.

Varianta recomandată este semnarea contractului de către toți coproprietarii. Astfel, acordul privind durata, chiria, garanția, reparațiile și încetarea contractului este transparent pentru toată lumea.

Dacă un singur coproprietar se ocupă de relația cu chiriașul, este bine să existe o împuternicire scrisă sau un acord de administrare. Documentul ar trebui să spună explicit că persoana respectivă poate:

• să negocieze și să semneze contractul;
• să încaseze chiria și garanția în numele coproprietarilor;
• să transmită notificări și să semneze acte adiționale;
• să gestioneze predarea-primirea și reparațiile;
• să depună documentele fiscale aferente, atunci când este desemnată.

Nu te baza doar pe o înțelegere verbală. Ea devine greu de dovedit când apar restanțe, deteriorări sau neînțelegeri privind împărțirea chiriei.

Cine depune formularul C168 în 2026

Contractul de locațiune se înregistrează la organul fiscal prin formularul C168 – Cerere de înregistrare a contractelor de locațiune. În cazul unui imobil deținut în comun, documentele trebuie să arate cine este persoana desemnată pentru relația fiscală și care sunt ceilalți coproprietari, împreună cu cotele deținute.

Materialele ANAF pentru C168 actualizate în 2026 prevăd și atașarea arhivei cu scanarea contractului de locațiune. Înainte de trimitere verifică datele tuturor locatorilor, cotele de proprietate, adresa exactă, perioada, chiria, moneda și contractul semnat.

În mod obișnuit, înregistrarea sau modificarea se face în termen de 30 de zile de la încheierea contractului ori de la apariția unei modificări relevante. Dacă se schimbă proprietarul desemnat, chiria, perioada sau componența coproprietății, actualizează documentele și verifică din nou obligația fiscală.

Ce trebuie să apară în contractul cu mai mulți proprietari

Pe lângă clauzele obișnuite, include o secțiune dedicată coproprietății:

ElementCe clarificăIdentitatea tuturor coproprietarilorCine are calitatea de locatorCotele deținuteCum este documentată coproprietateaPersoana de contactCine comunică și administreazăContul de platăUnde virează chiria și în baza cărei autorizăriÎmpărțirea veniturilorCum se distribuie chiriaÎmputernicireaCe poate semna persoana desemnată

Menționează separat garanția, utilitățile, indexul contoarelor, regulile pentru reparații și procedura de notificare. Pentru chiriaș, existența mai multor proprietari nu trebuie să însemne instrucțiuni contradictorii.

Exemplu practic: doi frați, un singur apartament

Andrei și Maria dețin câte 50% dintr-un apartament. Ei încheie contractul și îl semnează amândoi. În contract precizează că Andrei este persoana de contact, că chiria se virează într-un cont indicat de ambii coproprietari și că Andrei este desemnat să transmită C168 și documentele aferente.

Chiriașul știe cu cine comunică, iar datele din contract pot fi corelate cu actul de proprietate. Dacă Maria își vinde cota sau se schimbă contul de plată, se face un act adițional și se verifică actualizarea înregistrării fiscale.

Greșeli care pot crea probleme

• Semnează o singură persoană fără mandat scris. Păstrează acordul celorlalți coproprietari.
• În C168 apare doar persoana care depune. Persoana desemnată nu înlocuiește automat menționarea celorlalți și a cotelor lor.
• Contractul nu corespunde actului de proprietate. Verifică numele, CNP-ul și adresa.
• Chiria se împarte informal. Stabilește în scris cine încasează și cum se distribuie venitul.
• Documentele nu se actualizează. Un nou coproprietar, o modificare a chiriei sau încetarea contractului trebuie urmărite separat.

Checklist înainte să dai locuința în chirie

1. Verifică actul de proprietate și cotele fiecărui coproprietar.
2. Decide dacă semnează toți sau dacă este necesară o împuternicire.
3. Desemnează o persoană de contact pentru chiriaș și operațiunile administrative.
4. Completează contractul cu datele tuturor locatorilor și regulile de plată.
5. Pregătește scanarea contractului și depune C168 în termenul aplicabil.
6. Păstrează dovada transmiterii, actele adiționale și documentele de predare-primire.
7. Setează remindere pentru expirare, indexare, plăți și actualizări fiscale.

Întrebări frecvente

Trebuie să semneze fiecare coproprietar?

Este varianta cea mai sigură și mai ușor de demonstrat. Dacă semnează o singură persoană, recomandarea practică este să existe o autorizare scrisă pentru închiriere și administrare.

Poate chiriașul să plătească într-un singur cont?

Da, dacă este prevăzut în contract și acceptat de coproprietari. Menționează titularul contului și în ce calitate încasează.

C168 înlocuiește contractul?

Nu. C168 este cererea de înregistrare fiscală. Contractul semnat rămâne documentul care stabilește drepturile și obligațiile părților.

Ce fac dacă se schimbă un coproprietar?

Actualizează contractul prin act adițional sau încheie un nou contract, după caz, și verifică dacă trebuie depusă o modificare a înregistrării fiscale.

Concluzie

Un contract de închiriere cu coproprietari funcționează bine atunci când trei lucruri sunt clare: cine are dreptul să semneze, cine este persoana de contact și cum sunt reflectate datele în C168. Câteva clauze bine scrise și un dosar digital organizat te ajută să eviți discuțiile inutile și să răspunzi rapid la solicitările chiriașului sau ale autorităților.

Cu Rentico poți păstra contractele, actele adiționale, documentele coproprietarilor și termenele importante într-un singur loc, cu remindere pentru expirări și actualizări. Mai puține mesaje împrăștiate înseamnă mai mult control asupra proprietății.

Surse oficiale: pagina ANAF pentru formularul C168, structura C168 actualizată în 2026, OPANAF nr. 161/2025 și Codul civil – Portal Legislativ. Informațiile sunt generale și nu înlocuiesc consultanța juridică sau fiscală pentru situații particulare.