Import Excel în Rentico: proprietăți, chiriași și contracte

Ai deja un Excel cu apartamente, chiriași, chirii și termene de contract? Nu trebuie să introduci totul din nou, rând cu rând. În Rentico poți importa proprietăți, chiriași și contracte din Excelul folosit deja.

Importul nu presupune un șablon rigid. Încarci fișierul, verifici cum au fost înțelese coloanele, corectezi ce este necesar și confirmi doar când previzualizarea arată corect. Mutarea din Excel devine un pas de verificare, nu o săptămână de copiat date.

Ce poți importa din Excel în Rentico

Un rând din Excel poate deveni o proprietate, un chiriaș și informațiile contractuale asociate lui. Rentico le leagă între ele, astfel încât nu pornești cu trei liste separate pe care trebuie să le potrivești ulterior.

• Proprietăți: numele apartamentului, adresa, orașul, etajul, numărul de camere, suprafața și observațiile;
• Chiriași: numele, telefonul, e-mailul și adresa de domiciliu, când există în fișier;
• Date de contract: chiria, moneda, garanția, numărul contractului, tipul, datele și ziua de scadență.

Nu este necesar ca toate coloanele să fie completate. Poți aduce doar proprietăți sau proprietăți cu chiriași, apoi completezi restul în Rentico. Dacă fișierul conține chirie și cel puțin una dintre datele contractului, importul o tratează ca informație contractuală, nu ca o notiță pierdută într-o celulă.

Cum funcționează importul, pas cu pas

1. Alegi fișierul pe care îl ai deja

Poți porni de la un Excel modern (.xlsx sau .xlsm) ori de la un CSV. Rentico citește fișierul direct în browser; în platformă ajung numai datele pe care le confirmi la final.

2. Verifici potrivirea coloanelor

Rentico recunoaște denumiri uzuale precum „Imobil”, „Client”, „Tel.”, „Preț lunar”, „Monedă” sau „Expiră la”. Dacă în agenție sau în familie folosiți alte nume, alegi manual ce înseamnă fiecare coloană. Poți ignora coloanele care nu au legătură cu importul.

3. Vezi înainte ce va intra în cont

Înainte de salvare primești o previzualizare pe rânduri: ce proprietăți, chiriași și contracte vor fi create, ce rânduri au nevoie de atenție și unde există dubluri. O dată neînțeleasă, un număr imposibil sau o adresă de e-mail invalidă nu sunt ascunse; le vezi și le poți corecta înainte de confirmare.

4. Confirmi importul

După confirmare, Rentico salvează datele validate într-o singură operațiune. Dacă planul tău nu are loc pentru toate proprietățile active, aplicația îți arată ce rămâne de importat mai târziu, în loc să creeze portofolii inactive fără să îți dai seama.

Cum îți pregătești Excelul pentru un import curat

Nu ai nevoie de un format special, dar un tabel cu un singur antet și câte un rând pentru fiecare relație proprietate–chiriaș reduce corecțiile. Înainte de încărcare, șterge coloanele complet goale și separă numele chiriașului de telefon dacă le-ai pus în aceeași celulă.

Un set simplu de coloane arată astfel: Imobil, Adresă, Client, Telefon, Preț lunar, Monedă, Garanție, Data început, Expiră la, Scadență. Nu toate sunt obligatorii, dar acestea fac legătura dintre proprietate, chiriaș și contract ușor de verificat.

• Folosește aceeași monedă în aceeași coloană: RON sau EUR;
• scrie datele clar, de exemplu 01.08.2026 sau 2026-08-01;
• păstrează aceeași denumire și aceeași adresă pentru un apartament care apare pe mai multe rânduri;
• nu inventa ziua de scadență dacă nu o știi: o poți alege la import și ajusta ulterior pentru fiecare chiriaș.

Dacă ai mai mulți chiriași în aceeași locuință, păstrează apartamentul pe rânduri separate, cu câte un nume de chiriaș. Rentico poate înțelege că este aceeași proprietate; chiria rămâne la titular, nu se dublează pentru fiecare coleg de apartament.

Ce faci cu dublurile dintr-un portofoliu existent

Importul nu presupune că pornești de la zero. Dacă o proprietate sau un chiriaș seamănă cu o înregistrare deja existentă în cont, Rentico o marchează pentru verificare. Alegi dacă folosești datele existente, actualizezi înregistrarea, creezi una nouă sau sari peste acel rând.

Etapa este utilă mai ales când un administrator mută un portofoliu treptat: poți importa întâi proprietățile noi, apoi un fișier separat cu chiriași, fără să creezi automat copii ale acelorași apartamente. Pentru context, citește și de ce Excelul ajunge să coste timp și control, pe măsură ce portofoliul crește.

Ce se întâmplă după ce ai importat

După ce datele sunt organizate, ai contractul și termenul lui lângă chiriaș, iar chiria și scadența lângă proprietatea potrivită. Asta face mai ușoară verificarea contractelor care expiră și pregătirea următoarei perioade de închiriere. Pentru clauze, vezi ghidul despre clauzele unui contract de închiriere.

Mutarea în Rentico nu înseamnă că pierzi accesul la datele tale. Poți păstra o copie de siguranță și exporta informațiile din cont atunci când ai nevoie; explicăm opțiunile în ghidul despre export și backup în Rentico.

Întrebări frecvente

Trebuie să refac Excelul într-un șablon Rentico?

Nu. Importul pornește de la fișierul tău și îți permite să potrivești manual coloanele pe care nu le recunoaște automat.

Pot importa doar chiriașii?

Da, dar un chiriaș are nevoie de o proprietate la care să fie asociat. Dacă aceasta există deja în Rentico, o alegi la verificarea dublurilor; dacă nu, o poți aduce din același fișier.

Se importă și fișierul PDF al contractului?

Importul Excel aduce datele contractului, nu documentele PDF atașate. Documentele se adaugă separat, ca să poți verifica exact ce fișier păstrezi în evidență.

Ce se întâmplă cu rândurile greșite?

Le vezi înainte de confirmare. Le poți corecta, le poți sări sau poți descărca verificările ca să revii ulterior asupra lor.

Pe scurt: mută datele, nu munca manuală

Dacă Excelul tău conține deja portofoliul, el este un punct bun de plecare. Încarcă-l, verifică maparea și importă doar ce este corect. Apoi continui administrarea într-un loc în care proprietățile, chiriașii și contractele nu mai depind de formule, taburi și memorie.

Creează un cont Rentico gratuit și importă primul fișier atunci când ești pregătit.